범위 추가. 자신에게 기대하는 바를 이해하지 못하는 팀원. 형편 없는 부서간 커뮤니케이션. 모두 프로젝트 책임자인 CIO를 심심찮게 괴롭히는 문제들이다. 그렇다면 어떻게 프로젝트를 정말 제대로 통제할 수 있을까? 이 문제의 해답을 얻기 위해 프로젝트 관리자 및 프로젝트 관리 전문가들에게 조언을 요청했다. 여기 프로젝트 매니저들을 빈번하게 괴롭히는 과제들과 이를 해결해 줄 13개의 팁, 그리고 프로젝트의 진행 상황을 확인할 수 있게 하는 전략들을 소개한다.
1. 역할에 적합한 프로젝트 매니저를 지정하라.
스마트 사이언스 에듀케이션(Smart Science Education Inc.)의 설립자이자 CEO 겸 회장을 맡고 있는 해리 E. 켈러는 다음과 같이 조언했다.
“개발자들이 따를 수 있는, 그리고 그들의 작업을 이해하는 프로젝트 매니저를 고용하라. 제대로 관리되지 않는 IT 프로젝트가 성공할 가능성은 낙타가 바늘 구멍에 들어가는 것만큼이나 낮다. 물론 좋은 프로젝트 매니저를 선발하는 것은 절대 쉬운 일이 아니다. 개발자들은 관리자의 역할에 어려움을 느끼는 경우가 대부분이고, 반대로 매니저들은 개발자의 작업에 지식이 없는 경우가 대부분이기 때문이다. 하지만 이는 프로젝트 성공의 기초이자 핵심임을 명심해야 한다.”
2. 팀원을 적절히 구성하라.
월풀 코퍼레이션(Whirlpool Corporation) 인터넷 및 전자상거래 사업부의 선임 매니저이자 모던서번트리더 닷컴(ModernServantLeader.com)의 설립자인 벤 리히텐발너의 조언이다.
“CIO는 제대로 된 인물들을 선발해 하나의 팀으로 구성할 줄 알아야 한다. 프로젝트 전반을 이끄는 것은 매니저의 역할이지만 제대로 된 팀원(비즈니스 애널리스트, QA 매니저 등)의 지원 없이는 그가 프로젝트 관리라는 자신의 역할에 온전히 집중하는데 어려움이 있을 것이다.”
IBM 글로벌 테크놀로지 서비시즈(IBM Global Technology Services)의 운영 IT 아키텍트 제라도 메네가즈는 “자산의 배분은 사용 가능성(availability)이 아닌 역량에 기초해 이뤄져야 한다. 그러나 많은 기업들은 IT 팀 구성에 있어 필요 역량이 아닌 인력 상황을 더 많이 고려하는 모습을 보여주고 있다. 이렇게 구성된 팀이 프로젝트를 성공으로 이끌 수 있을까?”라고 지적했다.
3. 프로젝트 팀의 강점과 약점을 이해하라.
고성능 게이밍 컴퓨터 및 그래픽 워크스테이션 제조 업체인 사이크소프트PC(PsychsoftPC)의 CEO 팀 린치 박사는 “프로젝트 관리의 핵심은 팀 구성원을 이해하는데 있다. 다시 말해 어떤 팀원이 특별한 개입 없이도 자신의 역할을 잘 수행하는지, 또 자극과 격려를 받아야 제 능력을 발휘하는 직원은 누구인지 등의 정보를 파악하고 그것에 기초해 프로젝트를 관리할 필요가 있는 것이다”라고 말했다.
4. 프로젝트를 분석하고 축소하라.
빅웹앱스 닷컴(bigWebApps.com)의 CEO 패트릭 클레먼츠는 “우리는 모든 프로젝트를 처음부터 끝까지 자세히 분석해 불필요한 작업이나 요소들을 제거해낸다. 이 과정을 거치면 프로젝트는 거의 절반 수준으로까지 축소될 수 있다. 이것이 끝이 아니다. 우리는 이 남은 절반에서 다시 우리가 완벽히 프로젝트를 성공으로 이끌만한 세 가지 요소를 추출해낸다. 이 작업은 최소 존속가능 제품(MVP, Minimum Viable Product) 방식에 기초해 이뤄진다”라고 말했다.
5. 우선 순위를 설정하고, 우선 순위 간의 충돌이 발생할 경우에의 가이드라인을 마련하라.
계획 및 실행 소프트웨어 공급 업체 리얼라이제이션 테크놀로지스(MVP (minimum viable product)의 CEO 산지브 굽타는 “프로젝트 진행에 있어 멀티태스킹이란 독이 될 수 있는 개념이다. 훌륭한 프로젝트 매니저라면 팀원들에게 현재 그들이 집중할 수 있는 한 가지 작업을 제시해줄 수 있어야 한다”라고 강조했다.
그는 “(우선권 충돌을 최소화하기 위해) 작업 실행의 흐름을 줄이는 노력 역시 여기에 포함될 수 있다. 그리고 새로운 작업은 기존의 것들이 모두 제자리를 잡은 뒤에 시작되는 것이 옳다. 작업들 간의 우선 순위 충돌을 최소화하려는 노력에 더불어 발생한 우선권 충돌을 해결하고 작업 사이의 순서를 정해줄 가이드라인의 마련 역시 필요한 과정이다. 이 두 전략을 도입을 통해 프로젝트 관리자는 20~50% 수준의 시행률 상승 효과를 경험할 수 있을 것이다”라고 덧붙여 설명했다.
6. 프로젝트와 팀을 적극적으로 모니터하라.
해리스버그 과학기술대학에서 프로젝트 관리 팀을 이끌고 있는 프로젝트 관리 전문가 알버트 사비즈는 “프로젝트 매니저는 프로젝트의 진행 상황을 매 순간 주시하고 있어야 한다”라고 말했다.
그는 “프로젝트를 정기적으로 모니터하는 것은 전략적으로 매우 중요한 과정이다. 또 이 작업을 전통적인 프로젝트 툴들에만 의존해 진행해서는 안될 것이라는 사실 역시 기억할 필요가 있다. 그 어떤 프로젝트 관리 툴도 프로젝트 팀원들과의 정기적인 일대일 대화보다 뛰어난 시각을 제공해줄 수 없다는 사실을 명심하라”라고 조언했다.
7. 프로젝트 관리 소프트웨어를 이용하라.
웹 디자인, 커스텀 웹 앱, 인터넷 마케팅 솔루션 공급 업체 네오넥서스(NeoNexus)의 회장 켄트 밀홀랜드(Kent Milholland)는 “이메일은 프로젝트 관리 툴이 될 수 없다. 추적이 너무 어렵기 때문이다”라고 강조했다.
이어서 그는 “대신 어셈블라(Assembla)나 혹은 베이스캠프(Basecamp) 등의 시스템에서 소프트웨어 프로젝트 관리를 진행해보라. 많은 노력을 들이지 않고도 각 리퀘스트의 세부 사항들을 문서화할 수 있을 것이다. 웹 기반의 프로젝트 관리 툴들의 경우에는 사용자에서 프로그래머, 클라이언트, 의사 결정권자까지의 모든 이들이 손쉽게 프로세스를 따라올 수 있도록 해 줄 것이다”라고 조언했다.
8. 주간 미팅을 진행하라.
정부 기관과 비영리 단체들에 소프트웨어 상품 및 서비스를 공급하는 세이지 넌프로핏 솔루션즈(Sage Nonprofit Solutions)의 연구 개발 사업부 부사장 그랜트 M. 하우는 “매 주 짧게라도 정기적인 회의를 가져라. 특별할 것은 없다. 모든 팀원들이 한 자리에 모여 1~2분 간 자신이 지난 주 진행한 작업과 이번 주의 작업 계획에 관해, 그리고 현재 자신이 마주한 어려움 중 다른 팀원들의 도움이 필요할 것으로 생각되는 부분에 관해 이야기를 나누는 것 만으로도 프로젝트의 질은 월등히 높아질 수 있을 것이다”라고 설명했다.
9. 변화를 관리하라.
IT 컨설팅 및 프로젝트 관리 업체 애플테크 컨설턴츠(AppleTech Consultants)의 수석 컨설턴트 제이민 도시는 “변화를 관리하는 것은 프로젝트를 통제하는데 몹시 중요하다. 변화 관리 형식을 이용해 변화가 시간, 비용, 요점에 미치는 영향을 분석하는 것이 중요하다. 프로젝트 매니저는 별로 중요하지 않은 변화도 꼼꼼히 관찰해야 한다. 때로는 그런 변화를 도입하고 시험하는 것에 많은 시간이 걸릴 수도 있기 때문이다”라고 말했다.
10. 범위 추가에 대해서는 강경하게 대처하라.
“범위 추가(scope creep)는 프로젝트가 통제 불능으로 빠지게 하는 주요 원인 중 하나다”라고 웹사이트, 커스텀 웹 앱, 소프트웨어 및 IT 매니지먼트 업체 하이페리온 웍스(Hyperion Works)의 테크니컬 디렉터 닉 쿤스는 말했다.
하지만 그는 “그렇지만 기반 작업을 하고 범위를 분명하게 정의하는 데 시간을 할애하는 것은 분명 프로젝트에 도움이 된다. 게다가 클라이언트가 불가피하게 범위에서 벗어나는 주문을 할 경우, 클라이언트에게 그 요청은 프로젝트의 나름의 범위와 비용이 있는 ‘2단계’에 포함 시키겠다고 말하는 것을 주저해서는 안 된다”라고 덧붙였다.
11. 팀의 모든 구성원들에게 이정표를 제시하고, 목표를 달성하면 축하를 보내라.
비즈니스 인텔리전스, 비즈니스 애널리틱스, 그리고 기업 솔루션 업체 헥사웨어 테크놀로지(Hexaware Technologies)의 프로젝트 디렉터 G. 칼틱은 “계획 단계에서 당신을 비롯한 팀원들의 이정표를 만들면 일의 진척 상황을 파악하기 쉽고 각 단계를 해낼 때마다 성취감도 안겨준다”라고 말했다.
방화벽 관리 솔루션 제공 업체 터핀 테크놀로지스(Tufin Technologies)의 최고 보안 설계자 마이클 해믈린은 “이정표의 각 단계에 도달할 때마다 팀 전원을 한 자리에 모아 축하하는 자리를 가져라(예: 사무실에서 아이스크림 먹으며 축하하기). 이는 팀 멤버들의 수고에 보상을 주는 것뿐 아니라 멤버들이 프로젝트에 열의를 갖고 참여하게 하는 동기가 된다”라고 말했다. 지리적으로 멀리 떨어져 일하는 팀이나 가상으로만 만나는 팀의 경우에도 이메일과 같은 작은 제스처로도 얼마든지 축하를 전할 수 있다.
12. 유동성 있는 방법론 사용을 고려하라.
CA 테크놀로지스(CA Technologies)의 수석 엔지니어링 프로젝트 매니저 안드레 윈터는 “우리는 유동성 있는 방법으로 프로젝트를 관리하는 것이 우리에게 잘 맞는다는 결론을 내렸다. 이러한 방법을 사용하면 프로젝트를 시장의 니즈(needs)에 맞게 조정하면서도 기업의 가치, 능력, 이해관계도 배반하지 않을 수 있다.”라고 말했다.
13. 시간 관리에 주목하라.
먼모스 텔레콤(Monmouth Telecom)의 엔지니어링 부대표 켄 리랜드 III는 “프로젝트의 주요 부분을 담당하고 있는 인물들이 거기에 어느 정도의 시간을 할애하는지 항상 주의 깊게 관찰하라. 그러면 프로젝트 진행 과정에서 발생할 문제들도 일찌감치 예상이 가능하며 따라서 이에 대처할 시간도 더 많이 벌 수 있다”고 충고했다. 또 이를 위해서는 토글 닷컴(toggle.com)과 같은 클라우드 기반 서비스 사용을 권장했다.
'Topic > 기획자라면..' 카테고리의 다른 글
| 'PM을 위한 핵심 노하우' IT 프로젝트 성공을 보장하는 16가지 단계 (0) | 2021.02.09 |
|---|---|
| 프로젝트 일정을 정확히 맞춰야 할까? (0) | 2021.02.05 |
| 성공적인 IT 프로젝트 관리를 위한 5가지 팁 (0) | 2021.02.05 |
| 트렌드와 웹기획자 (0) | 2021.01.26 |
| ‘기획실패 사례’가 주는 교훈 (0) | 2021.01.26 |
| PM과 기획자는 ‘아이디어를 만들어 내는것’만으로 역할이 끝날까? (0) | 2021.01.26 |