효과적인 협업 진행을 위해 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

협업은 모든 인력에게 필수적인 기술입니다. 그러나 성공적인 공동 작업을 위해 그룹을 촉진할 수 있는 능력은 모든 조직에서 슈퍼스타가 될 수 있는 기술입니다. 비즈니스 전략을 조직하든 사무실 포틀럭이든, 팀원들이 효과적으로 의사소통하고 서로 합의에 도달하도록 돕는 것은 어려울 수 있지만 엄청난 보람도 있습니다.

 

각각의 촉진 활동은 다르며 성공을 위해서는 고유한 "규칙" 집합이 필요할 수 있지만, 활동이 얼마나 단순하든 복잡하든 관계없이 아래 팁이 도움이 된다는 것을 알게 될 것입니다.

 

 

효과적이고 원활한 협업 진행을 할 때, 고려해야 할 5가지 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 소개합니다.

 

 

해야 할 일 5가지 - 수행하려는 몇 가지 작업

 

원하는 동작 모델링

그룹 구성원은 그룹의 다른 구성원, 특히 진행자의 행동을 모방합니다. 활동이 귀찮은 것처럼 행동하면 그룹은 시간을 들일 가치가 없다고 생각할 것입니다. 그러나 작업에 긍정적인 에너지와 참여를 가져오면 그에 대한 그룹의 에너지 변화를 볼 수 있습니다. 당신이 내보내고 있는 소속 단서를 염두에 두십시오. 표정, 눈 맞춤, 자세, 에너지, 그리고 가장 중요한 것은 사용하는 언어의 모든 것입니다. 이러한 단서는 그룹이 서로 어떻게 관계를 맺어야 하는지 보여줍니다.

 

참고 : 우리 중 많은 사람들이 원격 공동 작업으로 전환했기 때문에 카메라를 켜는 것은 촉진을 위해 매우 중요합니다. 그룹은 귀하가 주의를 기울이고 참여하고 있음을 확인해야 합니다. 다시 말하지만, 많은 사람들이 당신의 인도를 따를 것입니다. 카메라를 켜는 데 저항하는 그룹이 있으면 카메라를 끄십시오. 다른 사람들이 당신의 리드를 따르는 것을 보고 놀랄 수도 있습니다.

 

 

선명도 만들기

진행자의 주요 역할은 그룹이 명확성을 찾도록 돕는 것입니다. 이것은 단순히 호기심과 호기심을 통해 달성할 수 있습니다.

 

예 : "Susan, 그것에 대해 더 자세히 말씀해 주시겠습니까?" 또는 "제프, 여기로 뛰어들고 싶은 것 같은데 추가할 것이 있습니까?"

 

지속적으로 그룹 구성원을 참여시키고, 그들의 바디 랭귀지를 관찰하고, 생각을 명확히 하도록 도와서 각 구성원이 듣고 이해할 수 있도록 해야 합니다. 이를 통해 두 가지 중요한 사항을 달성할 수 있습니다. 첫째, 그룹이 서로를 이해하는 데 도움이 됩니다. 둘째, 귀하와 그룹 구성원 간의 신뢰를 조성합니다.

 

 

포괄적이 되십시오

퍼실리테이터로서 모든 사람이 기여할 수 있는 동등한 기회를 갖도록 하는 것이 귀하의 임무입니다. 그러나 여기 기억해야 할 것이 있습니다. 각 사람은 자신의 방식으로 기여합니다. 훌륭한 촉진자는 각 그룹 구성원에게 주의를 기울입니다. 그들은 공감하며 퍼실리테이션을 "모두에게 적합한" 전략으로 취급하지 않습니다. 그룹에 수줍음이 많거나 조용한 구성원이 있는 경우, 이는 단순히 "참여하여 대화를 시작하는" 협업 스타일이 아니라는 의미일 수 있습니다. 토론에 기여할 수 있는 다양한 방법을 제공하는 것을 고려하십시오.

 

예 : 채팅 창에 댓글을 입력하거나 포스트잇에 작성하거나 번갈아 가며 댓글을 달거나 더 작은 그룹으로 짝을 이루게 합니다. 이러한 모든 전략은 목소리가 적은 구성원이 기여하는 데 도움이 될 수 있습니다.

 

또한 그룹 역학 및 계층 구조를 고려하십시오. 이러한 힘이 회원의 자유롭게 발언하려는 의지에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 이해하십시오. 하급 직원이 상사로 가득 찬 회의에서 발언하려면 지원과 옹호가 필요할 수 있습니다. 그런 상황에서 훌륭한 촉진자는 강력한 동맹이 될 수 있습니다.

 

 

긍정적

이것은 자명한 것처럼 보일 수 있지만 진행자는 그룹 내에서 긍정적인 목소리를 유지해야 합니다. 촉진자로서 당신은 긴장을 더하는 것이 아니라 제거하려고 합니다. 그룹에게 시간이 부족하거나 궤도에서 벗어났다는 것을 지속적으로 상기시키는 것은 도움이 되지 않습니다. 그것은 그룹이 서로 효과적으로 협력하도록 돕는 것보다 그룹을 통제해야 할 필요성에 대해 불안을 더하고 촉진합니다.

 

당신의 어조는 항상 지지적이고 격려적이어야 합니다. 그룹에 전투적인 사람이 있으면 과감하고 단호하게 통제하세요. 어려운 그룹 구성원은 귀찮은 일이 될 수 있지만 그룹의 나머지 구성원에게 긍정적이고 협력적인 행동의 모범을 보일 수 있는 환상적인 기회가 될 수도 있습니다. (아래에서 어려운 그룹 구성원을 다루는 방법에 대해 자세히 설명합니다.)

 

기억하세요 : 당신이 당신의 그룹에 대한 통제력을 잃었다는 것을 보여주는 가장 빠른 방법은 냉정함을 잃는 것입니다.

 

 

재미있게 보내세요!

일은 중요하고 우리 모두는 진지한 일을 이루기 위해 노력하고 있습니다. 하지만 저는 우리가 어떻게 일에 재미가 전혀 없어야 한다고 스스로 확신했는지 이해할 수 없습니다. 훌륭한 퍼실리테이터는 모든 활동에 재미를 더할 수 있는 작은 방법을 찾습니다. 아마도 그것은 오늘 아침 당신에게 일어난 당혹스러운 일에 대한 짧은 이야기를 공유하는 것일 수도 있습니다. 또는 모든 사람에게 최신 영화나 새로운 노래에 대해 이야기를 할 수 있을 것입니다. 구성원이 피곤하거나 불안할 때 약간의 경솔함을 추가하면 큰 도움이 될 수 있습니다.

 

 

 

 

하지 말아야 할 5가지 - 시도하고 피해야 할 몇 가지 사항

 

리드하는 것을 두려워하지 마십시오

처음으로 그룹 활동을 진행하라는 요청을 받았기 때문에 이 목록을 찾았을 수 있습니다. 아마도 당신은 약간의 가면 증후군을 느끼고 있고 자신을 그룹의 리더로 주장하는 것이 확실하지 않을 수 있습니다. 당신은 상냥하고 수동적으로 행동하고 싶은 유혹을 받을 수 있습니다. 그것은 좋은 전략이 아닙니다.

 

퍼실리테이터로서의 당신의 임무는 리드하는 것이므로 그 역할에 편안함을 느끼고 필요한 경우, 책임을 집니다. 그룹이 궤도를 벗어나면 뛰어들어 자기주장을 펼치십시오. 부드럽게 다시 활동으로 돌아가게 하십시오.

 

예 : "저는 이 토론에 대한 에너지가 정말 마음에 들지만 여기서 답변하려는 질문으로 돌아가고 싶습니다."

이와 같은 적극성은 그룹의 에너지를 긍정적인 방향으로 전환하고 그룹의 조직자로서의 역할을 다시 주장할 수 있습니다.

 

 

모든 답을 갖고 있지 않다

촉진자로서 자신에게 오는 모든 질문에 대한 답을 가지고 있어야 한다는 잘못된 믿음에 빠지지 마십시오. 그것은 불가능합니다.  훌륭한 진행자가 되는 것의 단점 중 하나는 그룹이 종종 당신을 중재자 또는 "판단자"의 역할에 맡길 수 있다는 것입니다.

 

"질문이 있습니다. 모든 정보가 없는 경우, 이 전략을 계속 추구하는 것이 좋은 생각이라고 생각하십니까?"라고

영리한 사람이 물을 수 있습니다.

 

미끼를 물지 마십시오. 대신 그룹을 다시 참여시키는 기회로 사용하십시오.

“중요한 질문입니다! 그룹은 어떻게 생각합니까?”

 

퍼실리테이터로서의 목표는 모든 답을 얻는 것이 아니라 그룹을 돕는 것입니다.

 

 

모든 이야기를 하지 마십시오

조용히 고군분투하는 그룹을 통해 자신의 길을 말하고 싶은 유혹을 받을 수 있습니다. 이것을 피하기 위해 최선을 다하십시오.

 

어색한 침묵은 잔인할 수 있지만 필요할 수도 있습니다. 때때로 진행자가 할 수 있는 최선의 일은 그룹이 침묵 속에 쉬게 하는 것입니다. 구성원들이 말을 하지 않는다면 참여하지 않았거나 혼란스럽거나 관심이 없다는 의미가 아니라 생각을 처리하고 있다는 의미일 수 있습니다.

 

활동 전반에 걸쳐 말하기 대 듣기 비율을 염두에 두고 더 많이 듣는 경향이 있는지 확인하십시오.

 

 

모든 것에 합의를 구하지 마십시오

모든 결정이 합의에 의해 도달될 필요는 없습니다. 특히 활동을 위해 그룹이 어떻게 조직되어야 하는지 또는 작업이 어떻게 전달되어야 하는지에 대한 결정. 가능한 경우 사전에 작업을 수행하고 중요한 결정을 위해 그룹의 "합의 에너지"를 저장하십시오.

 

더 작은 결정의 경우 추정 마감으로 이동하고 계속 진행하십시오.

 

예: "옵션 A에 많은 관심이 있는 것 같으니 그것부터 시작하겠습니다."

 

 

포괄적이지 않은 행동을 무시하지 마십시오

제가 다른 촉진자들을 멘토링한 가장 일반적인 상황은 두려운 "어려운 그룹 구성원"입니다. 우리는 이 그룹 멤버들을 너무 잘 알고 있습니다. 그들은 다른 그룹 멤버들에 대해 이야기하고, 다른 사람들의 제안에 눈을 굴리며, 공격적이며, 뜻대로 되지 않으면 토라집니다.

 

괴롭힘을 당하는 것에 대한 두려움은 대부분의 사람들이 그룹을 촉진할 기회를 피하는 가장 큰 이유입니다. 하지만 그렇게 해서는 안 됩니다. 이러한 어려운 공동 작업자를 처리하는 데 도움이 되는 많은 정보와 훌륭한 전략이 있습니다.

 

결론적으로 가장 좋은 방법은 상황이 발생할 경우 몇 가지 도구를 준비하는 것입니다. 내 경험상 최악의 행동은 그 행동이 사라지기를 바라며 그냥 무시하는 것입니다.

 

아래 내용은 시도해 볼 수 있는 몇 가지입니다.

 

메모하고 계속 진행
수행 중인 작업과 관련이 없는 주장을 고집하는 그룹 구성원이 있는 경우, 최선의 전략은 이를 인정하고 계속 진행하는 것입니다.

 

예: “정말 좋은 지적이지만 다시 우리의 목적으로 돌아가고 싶습니다. 여기에 기록해 두고(아이디어를 포착하고 있음을 보여줌) 시간이 있으면 반드시 다시 돌아갈 수 있습니다.”

 

이동
그룹 구성원이 한 가지 아이디어에 집착하는 것 같으면 다른 것에 대한 의견을 제시할 기회를 줍니다.

 

예: “이것에 대한 당신의 생각이 정말 마음에 들어요. 그런데 <집중했으면 하는 것>에 대해 어떻게 생각하시나요? 여기서 고려해야 할 다른 사항이 있습니까?”

 

다른 사람을 대화에 끌어들입니다.

한 사람이 너무 오랫동안 스포트라이트를 받았다면 부담 없이 다른 사람에게 옮깁니다.

 

예: “여기서 말하는 내용에 대해 생각이 있는 사람이 있습니까? 우리가 생각해야 할 다른 것이 있습니까? Tom, 당신이 더 일찍 잘린 것을 알았습니다. 추가할 것이 있습니까?”

 

연결하기

제가 진행자로서 사용하는 가장 강력한 도구 중 하나는 다른 사람들이 스스로 말할 수 없는 것을 말할 수 있는 자유를 갖는 것입니다. 이를 수행하는 가장 좋은 방법은 다른 그룹 구성원을 연결하는 것입니다. 듣고 있는 의견의 차이점을 언급하면 ​​대화를 건전한 방향으로 유도하는 데 도움이 될 수 있습니다.

 

예 : “Mike, 정말 흥미로운 점입니다. 하지만 Teressa와는 다른 이야기를 듣고 있는 것 같습니다. Teressa, 내가 고려해야 할 다른 생각이 있습니까? ”

 

참고 : I와 we의 사용에 유의하십시오. 나는 나 자신과 그룹을 Mike와 Teressa 사이의 대리인으로 사용하여 그들 사이에 명확성을 만드는 동시에 긴장을 분산시키는 데 도움을 줍니다.

 

다른 기술과 마찬가지로 촉진에도 연습이 필요합니다. 이 목록은 올바른 행동에 집중하는 데 도움이 될 수 있지만 인내심을 갖고 숙달할 수 있는 여유를 가져야 합니다.

 

퍼실리테이터로서의 포부와 관계없이 한 가지는 확실합니다. 세상은 우리가 서로 협력하는 데 도움이 되는 도구에 기꺼이 투자할 더 많은 사람들을 필요로 합니다.

 

 

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퍼실리테이터(facilitator)의 정의
퍼실리테이션(facilitation)의 어원을 보면 '쉽게 만든다'는 뜻이다. 집단 구성원 간의, 혹은 집단 간의 소통과 협력이다. 퍼실리테이션은 사람들 사이에 소통과 협력이 활발하게 일어나 시너지가 생기도록 도와주는 행위이고, 이런 일을 하는 사람을 '퍼실리테이터(facilitator)'라고 한다.

 

 

 

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Top 10 Do’s and Don’ts for Effective Facilitation

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