프로젝트 관리자가 꼭 성취해야 하는 5가지 목표

프로젝트 매니저(Project Manager, PM)은 리소스와 공급업체부터 프로젝트 비용 및 장비까지 자신이 관리하고 있는 프로젝트의 모든 요소를 관리해야 할 필요가 있다. 모든 면에서 최고를 유지하는 비결은 프로젝트 관리에 있어서 가장 중요한 다섯 가지 목표에 집중하면 된다. 만일 각 프로젝트에 대해서 다음에 나오는 다섯 가지 목표를 성취할 수 있다면, 해당 프로젝트를 성공시킬 수 있을 것이다.

 

목표 1. 제 시간 안에 끝내기
이것은 프로젝트 관리에 있어서 가장 오래됐지만 유용한 비결이다. 프로젝트를 진행하는 과정에서 요구조건이 자주 바뀌고 기존의 일정은 최초의 계획에 최적화 되어있는 것이기 때문에 제 시간에 프로젝트를 끝마치는 것이 가장 어렵다.

이 목표를 이루기 위해서 PM은 자신의 범위를 주의 깊게 관리할 필요가 있다. 변경에 대한 요소들을 제어 프로세스에 넣어서 어떤 변경이 일어나도 적절히 관리될 수 있도록 하라. 항상 계획을 신규로 유지하고, 실제 vs. 계획 과정을 비교해 기록해라. 계획에서 벗어난 것이 있다면 모든 것들을 밝혀내고 빨리 수정해야 한다.

목표 2. 예산 안에 끝내기
프로젝트 예산이 악순환 되지 않도록 하기 위해서 PM은 시작 단계에서부터 프로젝트 예산을 비교해서 설정해야 한다. 프로젝트에 투입되는 사람, 장비, 재료 등을 모두 포함시키고, 계획상의 각 작업마다 완성하기 위해서 얼마의 비용이 들지 예상한 후, 계획을 쫓아 가면서 변경사항이 생기는지 추적한다.

만일 어떤 작업에서 예산을 과도하게 사용했을 경우 다른 작업에서 예산을 아껴야만 한다. 이런 방법으로 예산 안에서 소비를 조절할 수 있다.

목표 3. 요구조건 맞추기
프로젝트에 대한 요구조건이 새로운 IT 시스템을 구축하는 것이던, 웹사이트 리뉴얼이건, 데이터 센터 합병이던 상관없이, 프로젝트는 이런 요구조건에 100% 맞춰야 한다.

여기서 해결책은 시작 단계에서 요구조건에 대한 상세 사항을 확실히 하는 것이다. 만일 요구사항들이 어떤 식으로든 불명확하다면, 처음에는 굉장히 작게 보였던 것이 종국에는 매우 커지고 완료하기 위해 엄청난 시간과 리소스가 투입되어야 할 수도 있다.

목표 4. 고객을 행복하게 하기
프로젝트를 제 시간에, 예산 안에서, 요구조건을 100% 맞춰서 완료했음에도 불구하고, 고객이 행복하지 않을 수 있다. 이런 상황은 일반적으로 프로젝트가 시작한 뒤에 기대하는 바가 달라졌는데, 이를 적절히 관리하지 못했을 때 발생한다.

프로젝트를 후원하는 고객이나 다른 주주들이 프로젝트가 마무리 될 때 행복하게 만들기 위해서 PM은 그들의 기대감을 잘 관리할 필요가 있다. 항상 프로젝트 과정에 대해서 투명한 정보를 제공해서 ‘현실”을 유지하도록 한다. 또한, 정기적으로 그들의 우려나 아이디어도 제공하게 한다. 제 시간에 프로젝트를 끝마치지 못하거나 필요한 것이 바뀌었을 때에 그들에게 정면으로 말해라. 개방과 정직함은 언제나 고객의 기대를 맞추는 최고의 도구이다.

목표 5. 팀원들을 행복하게 하기
위에서 언급된 네 가지 목표를 행복한 팀원들과 함께 이뤄내면, 다음 프로젝트도 진행하고 싶어질 것이다. PM의 팀원들도 마찬가지. 프로젝트의 성공에 팀원들의 만족도는 상당히 중요한 요소다.

따라서 팀원들에게 적절한 보상을 제공하고 성공에 대한 인식을 심어줌으로써, 팀을 행복하게 유지시켜라. 팀원 각자의 강점을 살린 업무에 일을 할당하고 사기를 북돋을 수 있는 팀 활동을 세워야 한다. 행복하고 사기가 충만한 팀원들과는 무엇이든 할 수 있다.